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Studie bestätigt: Das papierlose Büro liegt in weiter Ferne

Geht es nach den Trendforschern, sollte Papier schon längst aus unseren Büros verschwunden sein. Doch noch immer türmen sich Akten im Regal und Papierberge auf dem Schreibtisch. Warum das papierlose Büro vielleicht nie kommen wird.

Wir schreiben E-Mails statt Briefe, nutzen Online-Banking statt Überweisungsträger und zeigen Tickets auf unserem Smartphone vor, statt jemandem ein Stück Papier entgegenzustrecken. Kurzum: Wir sind mitten im digitalen Zeitalter. Eigentlich sollte man also meinen, dass der Papierverbrauch zurückgeht. Schließlich wurde uns schon Ende der 1990er-Jahre das papierlose Büro prophezeit.

Doch wer sich an seinem Arbeitsplatz umguckt, der wird feststellen, dass uns noch immer Papierberge umgeben. Im Briefkasten liegt fast täglich neue Post und auch unser Drucker läuft weiterhin auf Hochtouren. Die Papierproduzenten freut es: Von 1950 bis 2000 stieg der Papierverbrauch in Deutschland kontinuierlich an. Seit 2000 stagniert er auf hohem Niveau. Papiereinsparungen hat es trotz der digitalen Technik bisher nicht gegeben.

Dabei sind die Voraussetzungen für das papierlose Büro eigentlich da. Die IT-Industrie hat leistungsstarke Scanner auf den Markt gebracht, mit denen sich schnell und zuverlässig Dokumente aller Art digitalisieren lassen. Ganz gleich auf dem welchem Papier oder in welcher Größe. Und auch Software, mit der sich der Papierwust am Rechner verwalten lässt, gibt es jede Menge. Einzig der Wille scheint zu fehlen.

Jeder dritte Angestellte hängt am Papier

Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC wünscht sich immer noch jeder dritte Angestellte Papier am Arbeitsplatz. Bei den Geschäftskunden ist es sogar jeder zweite. Vor allem folgende Dokumente, die in Unternehmen massenhaft vorkommen, werden weiterhin auf Papier bevorzugt:

  • Gutscheine
  • Gutschriften
  • Lieferscheine
  • Mahnungen
  • Rechnungen
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Dabei erkennen laut IDC-Studie bereits jetzt neun von zehn Unternehmen den Nutzen des papierlosen Büros. Immerhin liegen die Vorteile auf der Hand. So hat jeder Berechtigte idealerweise von überall auf der Welt jederzeit Zugriff zu allen Informationen. Doch die Papieranhänger halten dagegen: Gedrucktes sei schneller greifbar, leichter zu reproduzieren und überall nutzbar – ganz ohne Strom.

Der Geschäftsführer des Online-Shops kopierpapier.de prognostiziert: „Ein komplett papierloses Büro wird es wohl nie geben.“ Und mit dieser Aussage steht er nicht alleine da. Auch der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) sieht das papierlose Büro noch in ferner Zukunft. Grund seien auch die gesetzlichen Vorgaben, die zudem von Land zu Land unterschiedlich sind. So müssen bestimmte Unterlagen unterschiedlich lang aufbewahrt werden. Dokumente wie Arbeitszeugnisse, Urkunden und notarielle Beglaubigungen werden von Behörden und Gerichten meist nur auf Papier anerkannt. Auch das Finanzamt will vieles im Original –revisionssichere Software zum Trotz.

Erst gut die Hälfte der Dokumente digital

Laut IDC bestanden 2014 noch 49 Prozent aller Dokumente in deutschen Büros aus Papier. Nun, zwei Jahre später, sind es immer noch 47 Prozent. Dass der Fortschritt so schleppend vorangeht liegt auch an der Angst vor Datenverlust. Vor allem Datenspione und Hacker schüren diese Furcht.

Die Umstellung aufs papierlose Büro ist für Unternehmen aber auch mit viel Aufwand, Kosten und Zeit verbunden. Zunächst muss ein geeignetes Enterprise-Content-Management-System (ECM) gefunden werden. Mit der Entscheidung alle Dokumente zu digitalisieren bindet man sich vorerst an den Softwarehersteller. Und dieser lässt sich seine Unterstützung teuer bezahlen. Auch leistungsstarke Dokumentenscanner sind nicht günstig, zumal fast jeder Mitarbeiter einen braucht. Dafür werden in Zukunft weniger Drucker benötigt.

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Jeder Mitarbeiter muss die neue Technik und Software beherrschen, also werden auch Schulungen fällig. Vor allem aber kostet es enorm viel Zeit das bisherige Papierarchiv zu digitalisieren. Vorher muss man sich gründlich überlegen, wie Dokumente benannt und sortiert werden sollen, damit jeder sie dauerhaft findet.

Das papierlose Büro ist also trotz IT-Unterstützung erst einmal eine Mammutaufgabe, die viele Unternehmen aber auch Privathaushalte von der konsequenten Umsetzung abhält. Wer sich dieser Aufgabe jedoch stellt, der wird langfristig von den zweifelsfrei vorhandenen Vorteilen profitieren. Auch, wenn Papier wohl nie ganz aussterben wird.

Produktionsmenge von Papier, Karton und Pappe
der Papierindustrie in den Jahren 2006 bis 2015
2006  22.656.000 Tonnen
2007  23.319.000 Tonnen
2008  22.828.000 Tonnen
2009  20.870.000 Tonnen
2010  23.062.000 Tonnen
2011  22.704.000 Tonnen
2012  22.609.000 Tonnen
2013  22.401.000 Tonnen
2014  22.540.000 Tonnen
2015  22.602.000 Tonnen

Quelle:
Statista

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