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Das papierfreie Büro – Umweltschutz durch elektronische Archivierung

Umweltschutz und nachhaltiges Wirtschaften spielen in der heutigen Firmenwelt eine entscheidende Rolle. So sind Unternehmen mit einem verantwortungsbewussten Umgang mit natürlichen Ressourcen auch in der Öffentlichkeit in der Lage, sich positiv darzustellen und ihr Image vorteilhaft zu gestalten. Doch nicht nur die Wirkung auf Kunden und Partner ist ein wichtiger Punkt bei der Umsetzung nachhaltiger Denkweisen im Unternehmen, denn Umweltschutz kann die gesamte Kostenstruktur positiv beeinflussen. Das sogenannte papierfreie Büro zählt zweifellos zu den Maßnahmen, die im Bereich der Ressourcenschonung in Betracht gezogen werden können.

Die Probleme der Archivierung in Papierform

Die Aufbewahrung und Archivierung wichtiger Unterlagen kann schon bei kleinen Unternehmen viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Insbesondere, wenn die Dokumente in Papierform vorliegen und eigene Unterlagen ausgedruckt und archiviert werden müssen, ergibt sich hieraus automatisch ein großer Bedarf an Druckerpapier, Tinte oder Toner und auch Aktenordnern. Auch die Raumkosten, die für die Lagerung von Dokumenten in Ordnern und Kisten entstehen, sollten Unternehmen nicht unterschätzen. Zusätzlich ist die Arbeitskraft der Angestellten bei einer solchen Form der Archivierung in großen Teilen an das Suchen und Ablegen der Dokumente gebunden. Es bleibt weniger Zeit für die wesentlichen Aufgaben, weswegen auch die personellen Ressourcen nicht effizient genutzt werden können. Hinzu kommt die Tatsache, dass bei der Archivierung in Papierform auch das Risiko der Alterung und Zerstörung oder auch des Verlustes eine Rolle spielen. Da steuerlich relevante Unterlagen jedoch ganze zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, sind Unternehmen über einen sehr langen Zeitraum dazu verpflichtet, Rechnungen und Jahresabschlüsse stets in leserlicher, unverfälschter, vollständiger und jederzeit abrufbarer Form aufzubewahren.

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Es lohnt sich daher für Unternehmen nicht nur aus Umwelt-Sicht, Dokumente in elektronischer Form zu archivieren und aufzubewahren z.B. http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html. Entscheidend ist hierfür, dass eine Software genutzt wird, die die Grundlagen der elektronischen Archivierung umsetzen und wahren kann.

Ressourcen schonen mit elektronischer Archivierung

Auch wenn in einem Unternehmen nicht gänzlich auf Papier verzichtet werden kann, senkt die elektronische Archivierung den Bedarf an kostenintensiven Arbeitsmaterialien potenziell um ein Vielfaches. So ist es unter Umständen nicht mehr notwendig, wichtige Dokumente auszudrucken und abzulegen, da diese direkt nach ihrem Eintreffen in digitaler Form archiviert und gespeichert werden. Für das Unternehmen ergibt sich hieraus die Möglichkeit, die eigenen Kosten zu senken und zeitgleich den Umweltfaktor in das Unternehmens Leitbild aufzunehmen.

Die Wirkung elektronischer Archivierung reicht unter Umständen jedoch noch weiter. So sind Lagerräume, in denen Dokumente und Unterlagen gelagert werden, stets auch mit einem erhöhten Energiebedarf verbunden. Beleuchtung, Heizung und auch Klimatisierung solcher Räumlichkeiten können je nach Umfang der Lagerflächen schnell nennenswerte Kosten aufwerfen. Zudem ist der Energieverbrauch eines Unternehmens stets verbunden mit dessen verantwortungsvoller Wirtschaftlichkeit. Ein Unternehmen, das durch den Verzicht auf umfangreiche Lagerflächen Energie einspart, sorgt zeitgleich für eine Reduzierung der Kosten und eine Schonung der Umwelt.

Letztlich zeigt sich, dass elektronische Archivierung nicht nur einen gesteigerten Schutz vor Verlust und Zerstörung wichtiger Dokumente ermöglicht. Auch die Senkung der Kosten und ein umweltfreundliches Auftreten sind direkt mit der papierfreien Handlungsweise verbunden. Unternehmen tun daher gut daran, sich mit den Möglichkeiten der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen und die richtigen Schlüsse für künftiges Handeln daraus zu ziehen.

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