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Büroorganisation leicht gemacht – so geht’s!

Wenn sich die Unterlagen stapeln, sich zu erledigende Aufgaben von den bereits erledigten nicht mehr unterscheiden lassen und das Büro nahezu im Chaos versinkt, ist es an der Zeit zu handeln und sich über die richtige Organisation Gedanken zu machen.Mit ein paar hilfreichen Tipps und etwas Durchhaltevermögen schaffen Sie es, Ihr noch chaotisches Büro in eine Oase der Kreativität zu verwandeln.

Der erste Schritt: ein großer Papierkorb

Viele kennen es: Die Eingangspost der letzten Tage vermischt sich mit der Zeit mehr und mehr mit anderen Unterlagen wie Post vom Finanzamt, Angeboten, die längst an den Kunden geschickt werden sollten und Papierkram für die Ablage. Im ersten Schritt sollten Sie also versuchen, das Durcheinander kategorisch zu sortieren und Zettel, Notizen und andere Dokumente, die nicht mehr benötigt werden umgehend im Papierkorb zu entsorgen. Für die weitere Sortieraktion ist es überaus hilfreich, sich ein Ablagesystem zu überlegen oder anhand von Sortiermappen das Chaos nach einem eigenen Schema zu bewältigen. Hier können Sie nach Datum sortieren, nach Kunden, Geschäftsvorfällen oder wie auch immer es für Sie am praktischsten ist.

Eine systematische Ablage erleichtert den Büroalltag

Sobald Sie alle Unterlagen und Dokumente vorsortiert und alles Unnötige entsorgt haben, sollten Sie sich überlegen, wie Sie in Sachen Ablage vorgehen möchten. Entweder Sie schaffen sich einmal am Tag etwas Zeit, um alle Unterlagen des Tages umgehend abzulegen, oder Sie nehmen sich einen festen Tag in der Woche, an dem Sie sich ausschließlich der Ablage und anderen administrativen Aufgaben widmen. Um die Ablage auch wirklich nach System zu gestalten, ist es sinnvoll, Ordner, Ablagekästen, Boxen und viele andere Utensilien mit entsprechenden Etiketten zu versehen und zu beschriften. Eine perfekte Lösung könnten PSN Etiketten sein, die sich auch perfekt für den Haushalt und andere Unternehmenslösungen eignen. Haben Sie erstmal die Grundlage für eine ordentliche Ablage geschaffen, geht der Rest fast von selbst. Sie müssen sich eben nur durchringen, Ihre Unterlagen in regelmäßigen Abständen in Ordnung zu bringen.

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Mit der richtigen Taktik Stress vermeiden

Zu einem gut durchdachten Büromanagement gehört auch, entsprechend vorauszuplanen und sich so zu organisieren, dass man auch auf dem Schreibtisch ausreichend Raum zum Atmen hat. Das hilft nicht nur der Organisation und der eigenen Kreativität, sondern auch der Gesundheit. Wer bereits am Morgen ein Büro betritt, dessen Schreibtisch nur so überquillt, setzt sich unnötigem Stress aus, der sich nur dann verringern kann, wenn man gezielt dagegen vorgeht. Machen Sie sich bereits zu Feierabend eine Liste mit den Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch großflächig auf, legen Sie alles zurück an seinen Platz und legen Sie abgeschlossene Geschäftsvorfälle und Aufträge umgehend ab, um am neuen Arbeitstag frisch und voller Tatendrang neu starten zu können.

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